
ערך מוסף - כשערכים ועסקים נפגשים בהצלחה
פרק רביעי: ניהול פיננסי
-
איזו רוח נושבת מכיוון רואה החשבון שלכם?
-
איך עוברים את ה-15 לחודש?
-
איפה הכסף? באמת איפה...
-
מכבאי למנהל עסק: תרגיל פרקטי
-
חודש דצמבר - חודש הרחמים והסליחות
-
לדוג את המספרים הנכונים
-
הנמלה והחרגול. כמה רזרבות כספיות שמרתם לימים הקשים?
-
האם כדאי להשתמש במוצרי Loss Leaders?
-
סולקים? מתי משתמשים בניכיון כרטיסי אשראי?
-
מנתחים. ניתוח הוצאות בעסק צומח
-
מאזנים. טיפים פיננסיים לניהול עסק
-
1 - איך לחשב נקודת איזון?
-
2 - מדוע חשוב לבנות תקציב לעסק?
-
3 - ניתוח הפעילות הפיננסית
-
4 - ניהול מלאי
-
5 - הכול מתחיל ביחסים בינינו
-
איזו רוח נושבת מכיוון רואה החשבון שלכם?
רואי החשבון עמוסים מאוד בעבודה שוטפת. כדי לנהל משרד רווחי, רובם נאלצים לפתוח "מפעל" להנהלת חשבונות. מה זאת אומרת לפתוח מפעל? להעסיק ארבעה או חמישה מנהלי חשבונות וחשבי שכר, ולהספיק כמה שיותר משכורות, דיווחים חודשיים למע"מ ודוחות שנתיים למס הכנסה.
אם לרואה החשבון שלכם יש הרבה מאוד לקוחות, אתם יכולים להבין שהזמן שלו מתחלק בין כולם, ואין לו אפשרות להשקיע זמן רב מדי בלקוח אחד על חשבון האחרים.
מה עושים? לא מצפים מרואה החשבון לתפקד גם כיועץ פיננסי, כלומר לייעץ לכם ולסייע בעדכון התקציב או תזרים המזומנים של העסק. תמורת שכר הטרחה החודשי שמשלמים לו, אין למה לצפות מעבר לביצוע דיווחים חודשיים לרשויות המס ולהכנת הדוחות השנתיים.
לבעל עסק שזקוק לליווי ולייעוץ פיננסי, מוטב לפנות למומחה בתחום, ולא לצפות לקבל שירות זה מרואה החשבון שלו.
מעבר לכך שרואה החשבון עסוק ואין לו זמן, ייעוץ פיננסי הוא כיוון מחשבה שונה לגמרי מראיית חשבון. בעוד שתפקידו העיקרי של רואה החשבון הוא לדווח את הדיווחים החודשיים ולהכין את הדוח השנתי, יועץ פיננסי עוזר לתכנן קדימה את הפעילות, לבנות תזרים ולחשב את הרווחיות הצפויה של העסק.
איך עוברים את ה-15 לחודש?
במועד אישור התשלומים למוסדות, לקראת ה–15 לחודש, בקשו ממנהל/ת החשבונות להכין טבלת אקסל השוואתית עם הנתונים הבאים (בש"ח):
הסבר קצר:
1. תנודתיות בתשלומי מע"מ. התשלום מושפע ממחזור המכירות החודשי או הדו–חודשי של העסק (תלוי אם העסק מדווח למע"מ על בסיס חודשי או דו–חודשי) ומההוצאות בתקופה זו.
תשלום המע"מ הוא נטו (מע"מ הכנסות פחות מע"מ הוצאות). אם בחודש או בחודשיים האחרונים המכירות היו גבוהות, עליכם לצפות שהמע"מ יהיה גבוה. ואם רכשתם מלאי, או השקעתם לדוגמה בהקמת אתר אינטרנט או בשיפוץ המחסן, המע"מ צפוי להיות נמוך יותר. (בתשלום שכר עבודה או החזר הלוואות, אין מרכיב מע"מ, כך שתשלומים אלה לא משפיעים על המע"מ).
2. מס הכנסה מקדמות. התשלום מושפע ממחזור המכירות.
בקשו מרואה החשבון שלכם לבדוק, פעם או פעמיים בשנה, אם צריך לעדכן את המקדמות - להגדיל או להקטין. אחרת ייתכן שתופתעו כשהדוח השנתי יוגש למס הכנסה, ותצטרכו לשלם סכום גבוה שלא צפיתם מראש. מניסיוני, די ב"הפתעה" לא נעימה מעין זו, ממס הכנסה ומביטוח לאומי, כדי לערער את יציבות העסק ולגרום לכם לאיבוד שליטה ולחוסר אונים. (בעסק עצמאי שאינו חברה בע"מ, יש לבדוק גם תשלומי מקדמות לביטוח לאומי).
* התשלומים למס הכנסה ולביטוח לאומי והתשלומים לחברות הביטוח (פנסיה, פיצויים) של העובדים לא אמורים לעלות משמעותית, אם מספר העובדים נשאר זהה.
נושא "תשלומי ה–15 לחודש" מכביד על התנהלות העסק וגורר לא פעם הפתעות לא נעימות בתזרים המזומנים. מומלץ מאוד להגיע למצב שבו תדעו מה יהיו התשלומים עוד לפני ה–15 לחודש ותעדכנו בהתאם את התזרים.
לתשומת ליבכם, הערכה לא נכונה של תשלומי המקדמות למס הכנסה ולביטוח לאומי במהלך השנה יכולה להשפיע לרעה על העסק בעתיד בהגשת הדוחות לרשויות.
נתקלתי לדוגמה בעצמאי שקיבל להפתעתו דרישת תשלום של כ–70,000 ש"ח ממס הכנסה ומביטוח לאומי בגין חובות עבר.
אומנם פרסו לו את הסכום לשבעה תשלומים, אבל תשלום של 10,000 ש"ח בחודש בכל זאת היה גבוה יותר מהתזרים הפנוי של העסק וגרם לחריגות בבנק.
פתרון אפשרי במצב כזה הוא לבקש הלוואה מהבנק לתקופה ארוכה יותר (נניח לשנתיים), כך שבמקום 10,000 ש"ח בחודש תשלמו כ–3,000 ש"ח בחודש, או כל סכום אחר שהתזרים של העסק יאפשר.

איפה הכסף? באמת איפה.
אחת הסיבות העיקריות לסגירת עסקים היא התנהלות פיננסית לא נכונה. לכן, חובה לשלוט בנתונים הפיננסיים של העסק ולהבין איפה הכסף. הבעיה היא שבעלי עסקים לא מנהלים תזרים מזומנים מסודר, ולכן לא שולטים היטב במצב הכספי.
ניהול תזרים מזומנים מסייע בקבלת החלטות. הוא משפר את השליטה בנתוני העסק ומגביר את תחושת הביטחון של בעל העסק. לדוגמה: אתם חושבים להגדיל את שטח המחסן, כדי לגוון את המלאי ולהוסיף פריטים חדשים. עלות הגדלת המחסן היא 150,000 ש״ח, והבנק מציע לכם הלוואה בתנאים נוחים. לכמה שנים תפרסו את ההלוואה? תלוי בתזרים שלכם, אבל אין לכם תזרים... אז אינכם יודעים. ולא זו בלבד שאינכם יודעים, אלא שאתם גם חשים לפתע חוסר ביטחון ואיבוד שליטה על נתוני העסק.
ניהול תזרים מזומנים משפר את יכולת הניהול ואת תהליך קבלת ההחלטות. פתאום אתם מתחילים לשלוט במספרים ולהבין איך העסק שלכם עובד ברמה הפיננסית.
עסק עם מחזור הכנסות של 2-1 מיליון ש"ח בשנה (ואפילו פחות) חייב לנהל תזרים מזומנים.
איך מנהלים תזרים מוזמנים?
הרעיון פשוט: קולטים את דפי הבנק ומסדרים את הנתונים בטבלת אקסל לפי הכנסות והוצאות. כל עסק יכול להתאים את הטבלה לנתונים של העסק שלו ברמת פירוט שונה, אבל המטרה היא אחת - לדעת לאן הלך הכסף.
תשובות נוספות לשאלה "איפה הכסף" ניתן למצוא במקרים הבאים:
1. מכירות נמוכות - עדיין לא מכרתם, אז אין כסף, ולכן אתם לא מוצאים אותו... בשלב זה של העסק, ההוצאות כבדות ביחס למחזור המכירות, ולכן אין כסף בחשבון. כלומר אתם לא יודעים איפה הכסף, כי אין כסף. במקרה כזה, באופן הגיוני, צריך להגדיל את המכירות כדי להתחיל לייצר כסף.
2. גבייה קשה - מכרתם, אבל עדיין לא גביתם את הכסף מהלקוחות. לעיתים קל מאוד למכור, אבל קשה מאוד לגבות את הכסף מהמכירה. בעסקים שונים תהליך הגבייה יכול להיות קל או קשה, תלוי בקהל הלקוחות. בעסקים שמוכרים ללקוחות פרטיים (לדוגמה, חנות נעליים), התשלום בכרטיס אשראי או באמצעי תשלום אחר מתבצע בעת המכירה. בעסקים כאלה, סיכון הגבייה נמוך. לעומת זאת, בעסקים שעובדים מול בתי עסק אחרים, הגבייה בדרך כלל קשה יותר, כי רוב העסקים (לא אתם...) בעיקר עסוקים ב"להתגלגל". נסו להעריך את סיכון הגבייה שקיים בעסק שלכם, ופעלו כדי להקטין אותו. לעיתים כדאי לחשוב מראש אם נצליח לגבות את הכסף מלקוחות מסוימים, ובהתאם לכך לקבל החלטת מכירה.


מכבאי למנהל עסק: תרגיל פרקטי
נניח שבעוד מספר חודשים מתחילה שנה חדשה. יש לכם כל מיני מחשבות לגבי העסק, אבל כולן עדיין מעורפלות. בתקופה האחרונה, ובכלל מאז שהקמתם את העסק, אתם בעיקר רצים לכבות שריפות. השנה אתם רוצים מאוד להפסיק להיות כבאים ולהתחיל לנהל את העסק בצורה מקצועית.
אם החלטתם לעשות סדר, ואתם בעלי עסק עם מחזור של 2-1 מיליון ש"ח ומעלה, ננסה לעשות תרגיל ולבנות לעסק שלכם תקציב מכירות לשנה החדשה.
סדרו בטבלה את נתוני המכירות שלכם מהשנה האחרונה לפי חודשים (בהנהלת חשבונות אמור להיות דוח שכותרתו "מכירות לפי חודשים". שימו לב שדוח המכירות לפני מע"מ). בהתבסס על גיוס לקוחות חדשים ועל הכנסת מוצרים חדשים, נניח שהיעד שלכם הוא הגדלת המכירות ב- 20%. זאת אומרת, אם המכירות השנה הסתכמו במיליון ש"ח, היעד לשנה הבאה יהיה 1.2 מיליון ש"ח. שימו לב באילו חודשים אתם צופים גידול במכירות, ואם יש תנודתיות בעסק. סדרו את הנתונים בטבלה בהתאם לכך, לפי הצפי.
סעיף המכירות הוא הסעיף המרכזי בבניית התקציב, וממנו נגזר תקציב ההוצאות. לכן בבניית התקציב, תחילה יש להעריך את המכירות הצפויות, ולאחר מכן יש להתאים את ההוצאות להיקף המכירות.
פתחתם עסק כדי למכור ולא כדי לנהל הוצאות, לכן החשיבה האסטרטגית העיקרית היא למכור! כדי להשיג את היעד, נסו לרשום בשלוש נקודות (לא יותר) איך אתם מתכננים להשיג את היעד של הגדלת המכירות - מה עבד טוב בשנה האחרונה שתרצו לשמר, מה תרצו לחדש ומה לא רווחי וכדאי לצמצם.
לאחר התכנון, עקבו מדי חודש אחר המכירות בפועל באמצעות הטבלה, ובדקו אם התחזית שלכם מתממשת. אם לא, חשבו מה לשפר, ובמידת הצורך, עדכנו את התחזיות. העיקר הוא להיות עם "היד על הדופק" ולעקוב אחר המכירות במהלך השנה.

חודש דצמבר - חודש הרחמים והסליחות
חודש אלול ידוע במסורת היהודית כחודש הרחמים והסליחות, חודש שבו חושבים היטב לפני ראש השנה ויום כיפור על המעשים הטובים והטובים פחות שעשינו. כבעלי עסק, יש לכם עוד חודש כזה בשנה: חודש דצמבר - בהחלט חודש הרחמים והסליחות. למה? כי הוא חודש של סיכומים, מסקנות ומחשבות לקראת השנה הבאה.
תכנון לשנה הבאה חייב להתבצע לאחר חקירה יסודית של מה שהיה בשנה החולפת. זהו הבסיס לתכנון השנה הבאה. ציינתי מספר נושאים שכדאי לבעלי עסק לחשוב עליהם במהלך חודש דצמבר.
1. במהלך השנה, היו לכם שאיפות לגבי המכירות והרווחיות של העסק - איפה אתם עומדים ביחס אליהן? במצב טוב, רע או בינוני?
2. רציתם להכניס מוצרים חדשים - הצלחתם? לא הצלחתם? מה עוד ניתן לשפר לשנה הבאה?
3. בניתם את המותג, את המוניטין של העסק? יצרתם קשר טוב יותר עם הלקוחות? (עסק טוב מבין עד כמה חשובה בנייתו של מערך לקוחות טוב ואיכותי).
4. מה טיב היחסים שלכם עם הספקים? ניסיתם ליצור Win-Win Situation? האם אתם כבר מבינים עד כמה איכות היחסים ביניכם משפיעה על הקשר העסקי?
5. מה לגבי תרומה לקהילה - הצלחתם למצוא מקום שבו העסק שלכם יוכל להשפיע לטובה על הסביבה שבה הוא פועל?
לסיכום, כבעלי עסק, מומלץ להכין תוכנית שנתית עם יעדים ולעקוב אחריה במהלך השנה. מדי כמה חודשים (אולי פעם ברבעון) ערכו "חשבון נפש" מול תוכנית העבודה: בדקו מה היה בתקופה החולפת, ומה יש לשפר לתקופה הבאה. מומלץ, באחריות הנדרשת, לשתף גם את העובדים שלכם בתהליך, ולגרום להם להיות שותפים בבנייה ובמימוש של תוכנית העבודה.
לדוג את המספרים הנכונים
השכן שלי הוא איש תעשייה ותיק. לאחרונה הוא מכר את החברה התעשייתית שהקים, לאחת מקרנות ההשקעה הגדולות בישראל, בעד תמורה נאה. לאחר ה"אקזיט", הוא התחיל להשקיע את הכסף באפיקי השקעה שונים.
בפגישה שקיימנו, הוא סיפר שקיבל טבלאות עם נתונים פיננסיים ולא ידע איך לגשת אליהן: "אני איש תעשייה שלא מבין כלום בפיננסים", העיד על עצמו. הוא ביקש שאעבור על הנתונים ואסדר אותם עבורו, כך שיראה רק את המספרים החשובים כדי להבין את מצב השקעותיו.
פעמים רבות, הדוחות שאתם מקבלים כבעלי עסק מבלבלים אתכם ומביאים אתכם לאיבוד שליטה ולחוסר אונים. לכן, כבעלי עסק שמנהלים משימות רבות בו-זמנית, מומלץ להציף כלפי מעלה לא יותר מכמה מספרים שיסייעו לכם בניהול הפעילות השוטפת של העסק: מחזור מכירות, רמת המלאי, הוצאות קבועות, נקודת איזון של העסק ורמת האשראי בבנק.
מעבר לכך, כל אחד צריך לדעת מהן החוזקות והחולשות שלו. איש תעשייה יעסוק בתעשייה, וייעזר באיש בעל ידע וניסיון בתחום הפיננסי לניתוח המצב הכספי. לאנשים רבים סביבנו יש תכונות שחסרות לנו - ההשלמה ההדדית משדרגת את כולנו.
הנמלה והחרגול. כמה רזרבות כספיות שמרתם לימים הקשים?
כמעט כל עסק חווה תנודתיות במכירות לאורך השנים או עונות השנה. התנודתיות יכולה להיות תנודתיות עונתית (לדוגמה, למסעדה בחוף הים לא צפויות מכירות משמעותיות בחודשי החורף), או תנודתיות שנובעת ממקרה כלשהו: עזיבת לקוח גדול, ירידה בהזמנות, תשלומים לא צפויים למס הכנסה או לביטוח לאומי וכו'. מומלץ לאפיין מראש את התנודתיות של העסק, לבחון את סיכוני העסק מעת לעת, ולהיות ערוכים ככל האפשר לתנודתיות הבאה.
בעל עסק שנכנס לתקופה קשה ללא הכנה, עלול להיתקל בקשיים בניסיון לצאת ממנה. לדוגמה, אם הגעתם לקצה גבול האשראי בבנק, הפקידה בבנק לא תסתכן באישור הלוואה נוספת, אפילו אם אתם לקוחות נאמנים כבר 20 שנה. גם חברות האשראי כנראה לא יאשרו הלוואה במקרה כזה, ואם כן, הריבית תהיה גבוהה מאוד.
חוסר היערכות מצידכם לתנודתיות צפויה יכולה לגרום לבעיות בתזרים המזומנים, לחריגה ממסגרת האשראי בבנק ולחזרת שיקים. מכאן הדרך לסגירתו של עסק מצליח קצרה, רק משום שלא נשמרו רזרבות כספיות לימים קשים.
לכן, כבעלי עסק שחושבים לטווח ארוך, כדאי להיערך לתנודתיות צפויה בעסק, ולשמור בצד רזרבות כספיות לזמנים קשים, אם יגיעו.
האם כדאי להשתמש במוצרי Leaders Loss?
בהתאם לאסטרטגיה השיווקית של רשתות קמעונאיות, מוצרים שונים מוצעים בפרסומים ובחלונות הראווה בהנחה משמעותית, כדי למשוך את הלקוחות להיכנס לחנות או לאתרי המכירה שלהם. לשיטתם, אם נכנסתם בגלל המוצר שבמבצע, נציע לכם לקנות מוצרים נוספים.
שיטת שיווק זו נקראת leader Loss. הגדרה מוויקיפדיה: "כחלק מניהול העסק, רשתות שיווק רבות נוטות להגדיר מוצר מסוים או מספר מוצרים כמוצרי 'לוס לידר', שנמכרים בחנות במחיר הפסד. מטרתם של המוצרים הללו היא למשוך לקוחות לחנות, בהתבסס על ההנחה שצרכן שמגיע לחנות כדי לקנות אותם, יקנה גם מוצרים אחרים שמהם העסק ירוויח."
מוצרי "לוס לידר" מטעים את הלקוחות. לכן, לפי עקרונות "עולם העסקים החדש" - הוגנות וחוויית לקוח טובה - כדאי להרכיב סל מוצרים משכבות תמחור שונות שפונות לקהלים שונים. מוצרים זולים - לקהל שיכול לשלם מחיר נמוך, ומוצרים יקרים יותר לקהל שמסוגל לשלם מחיר גבוה יותר תמורת מוצר איכותי יותר. חשוב לתת "money for Value" (תמורה לכסף) גבוה למוצרים שלכם. לקוח רוצה להרגיש שהמחיר ששילם סביר והוגן. אחרת, בתחרות של היום, אתם עלולים להפסיד אותו. כדי להחזיר לקוח, תצטרכו להשקיע מאמצים רבים וכסף. לכן, שקלו אם עדיף לכם רווח בטווח הקצר או לקוח מרוצה בטווח הארוך.
סולקים? מתי משתמשים בניכיון כרטיסי אשראי?
אחת השיטות למימון הפעילות העסקית השוטפת היא ביצוע ניכיון של המכירות בכרטיסי אשראי. ניכיון הוא קבלת הכסף באופן מיידי במקרים שבהם הלקוח משלם בתשלומים, תמורת ריבית המשולמת לחברת האשראי.
אם הלקוח שלכם מעוניין לשלם בעשרה תשלומים עבור הקנייה שביצע בעסק, עומדות בפניכם שתי אפשרויות:
1. לקבל את הכסף מחברת האשראי בעשרה תשלומים.
2. לבצע ניכיון ולקבל את הכסף מחברת האשראי בתשלום אחד תמורת ריבית ניכיון. הניכיון, מצד אחד, מאפשר לכם להציע ללקוח פריסת אשראי נוחה, ומצד שני, לא פוגע בתזרים המזומנים החודשי של העסק (שכולל תשלום משכורות, ספקים ועוד).
בעסקים מסוימים, אספקת השירות או המוצר מתבצעת על פני מספר חודשים, לדוגמה: מינוי שנתי לקאנטרי ב-12 תשלומים. אם הקאנטרי מבצע ניכיון, הוא מקדים את ההכנסות להוצאות שלו, שישולמו לאורך תקופת המינוי (שכר דירה, עובדים וכו'). לכן יש להבין כי ניכיון במקרים אלה יכול להיות בעייתי. הוא מעוות את תזרים המזומנים ויוצר אשליה של הכנסות, אף על פי שבפועל השירות טרם סופק. עם זאת, בביצוע הניכיון יש לשקול את הנסיבות הייחודיות לכל עסק, ולקבל החלטה מושכלת.
נוסף על כך, אם העסק רווחי ונמצא ביתרת זכות בבנק, כדאי לשקול להקטין את היקף הניכיון כדי לחסוך את הריבית.
מנתחים. ניתוח הוצאות בעסק צומח
בשנים הראשונות להקמת עסק נדרשות לא פעם השקעות בהיקפים גדולים. ההשקעות בשנים הראשונות מקשות על ייצוב תזרים המזומנים של העסק. כלומר העסק עובד ומוכר, אבל לא נשאר הרבה כסף בחשבון הבנק, כי העסק מחזיר את ההשקעות שביצע. לרוב, בעל העסק לא מצליח להפריד בין הרווחיות של הפעילות השוטפת להחזר ההלוואות בגין ההשקעות.
הוא חי בתחושה שהעסק מפסיד, ונכנס לחוסר אונים ולאיבוד שליטה.
חשוב להדגיש שבעסק צומח, ההסתכלות על ההוצאות היא שונה. יש להגדיר הוצאות מסוימות בעסק כהשקעה (רכישת מלאי ראשוני, בניית מחסן, הקמת אתר אינטרנט ועוד) ולהתייחס אליהן כהוצאות המשרתות את העסק לאורך מספר שנים.
בצורה כזאת, ניתוח הנתונים הפיננסיים נכון יותר לטווח הארוך. חשוב מאוד שהמספרים ישקפו נכון את המצב הנוכחי והמצב העתידי של העסק, וכך יאפשרו לכם לקבל את ההחלטות הנכונות.
מאזנים. טיפים פיננסיים לניהול עסק
1 - איך לחשב נקודת איזון?
חישוב נקודת האיזון בין הכנסות להוצאות מסייע לבעל העסק לדעת כמה עליו למכור כדי לכסות את ההוצאות ולהתחיל להרוויח.
איך מחשבים?
מסכמים את ההוצאות החודשיות הקבועות והמשתנות (שאינן חלק מעלות המוצר הישירה) ומחלקים אותן באחוז הרווח הגולמי.
אחוז רווח גולמי = מכירות/רווח גולמי
לדוגמה:
הוצאות מכירה = 75,000 ש"ח (כוללות לדוגמה: הוצאות פרסום ושיווק, סוכני מכירות, עלויות חנות או אתר אינטרנט מכירתי)
הוצאות הנהלה והוצאות כלליות = 27,000 ש"ח (כוללות לדוגמה: רואה חשבון, משרדיות, שכר דירה וארנונה)
הוצאות מימון = 2,000 ש"ח (עמלות וריביות)
סה"כ הוצאות: 75,000+27,000+2,000=104,000 ש"ח
אחוז רווח גולמי: 35%
297,000 ש"ח = 35% : 104,000 ש"ח
עליכם למכור ב–297,000 ש"ח בחודש (לפני מע"מ), כדי להתחיל להרוויח.
אם ההוצאות (מכירה או הנהלה) או אחוז הרווח הגולמי משתנים, יש לחשב נקודת איזון חדשה.
נקודת האיזון אינה מביאה בחשבון השפעות תזרימיות שלא מקבלות ביטוי בדוח רווח והפסד (גבייה מלקוחות, פירעון שיקים לספקים, פירעון הלוואות וכו').
2 - מדוע חשוב לבנות תקציב לעסק?
בסקר שנערך על ידי BDI, פורסם כי 30% מהעסקים הקטנים נסגרים בגלל סיבות פיננסיות: 14% מהם נסגרים בגלל השקעות גדולות ו–16% - בגלל היעדר בקרה על ההוצאות. במילים אחרות, ניהול סיכונים פיננסיים לא נכון.
תכנון תקציב ותוכנית השקעות יקטינו את הסיכון ויעזרו לעבור את השנים הראשונות להקמת העסק בצורה טובה.
מהן התועלות שניתן להפיק מתכנון תקציב?
✱ עסק עם תקציב יודע לתכנן את הפעילות ולחסוך בהוצאות.
✱ עסק עם תקציב יודע מהם יעדי המכירות שעליו להשיג ושואף לעמוד בהם.
✱ עסק עם תקציב מנוהל בצורה מקצועית ולא עסוק ב"כיבוי שריפות".
✱ עסק עם תקציב מעניק לבעליו שקט וביטחון בניהול הפעילות.
3 - ניתוח הפעילות הפיננסית
דוח רווח והפסד חודשי
כבעלי עסק עליכם להכיר את הנתונים הפיננסיים של העסק ברמה חודשית. בעזרת טבלת אקסל פשוטה תוכלו להכין דוח רווח והפסד חודשי, להשוות אותו לחודשים קודמים ולקבל תמונה עדכנית של העסק.
המידע הפיננסי יסייע לכם להבין מה הרווח, מה העלויות ועד כמה אתם גמישים במחירי המכירה. מידע פיננסי זמין ואיכותי על הפעילות העסקית יקנה שליטה טובה יותר בעסק וימנע הפתעות לא נעימות בתזרים המזומנים.
הערה: כל הנתונים לפני מע"מ

ניהול תזרים מזומנים
חשוב מאוד לתכנן את תזרים המזומנים של העסק. עסקים רבים מרוויחים "על הנייר", אבל בפועל התזרים מידרדר, ואיתו גם העסק. באמצעות טבלת אקסל פשוטה, הכוללת גם השוואה לחודשים קודמים, תוכלו לנתח את הפעילות העסקית ולהבין בדיוק לאן הלך הכסף.
תכנון התזרים מתבצע לחודש הקרוב, אבל חשוב לבצע הערכה של תזרים המזומנים גם מספר חודשים קדימה. תכנון קדימה ייתן לכם פרספקטיבה לגבי הכיוון שאליו פונה העסק - אם יעדי המכירות שהצבתם מספיקים, ואם היקף ההוצאות סביר ביחס לפעילות העסק.
הכנת תזרים מזומנים תעזור לכם לשלוט בעסק ותעניק לכם הרגשת ביטחון בניהולו. יתר על כן, ניהול מקצועי של תזרים מזומנים עוזר לצפות תנודתיות בחשבון הבנק, מותיר רושם טוב על הבנק ומקל עליכם בניהול מסגרות האשראי, ללא חריגות.
בקטע "איפה הכסף? באמת איפה..", הצגתי טבלה לדוגמה של ניהול תזרים מזומנים. להלן הטבלה שנית:


4 - ניהול מלאי
דוחות מלאי - ההבדל בין נתונים פיננסיים מעודכנים שמקנים שליטה וביטחון בניהול העסק, לנתונים שגויים שמערערים את הביטחון, נעוץ בקביעה נכונה של ערך המלאי. הכרחי להשקיע משאבים בהכנת דוח ערך מלאי של העסק )בכמויות ובכסף(, כדי לדעת מה הרווחיות שלו. לשם כך קיימות תוכנות שונות לניהול מלאי, או שיש להטמיע את ניהול המלאי כמודול במערכת הארגונית של העסק.
מימוש מלאי ישן - בעסקים רבים, המלאי הוא נכס משמעותי. אם המלאי לא מנוהל נכון, העסק מפסיד כסף. לכן, לעיתים עדיף למכור מלאי בהפסד ולהפוך אותו למזומן בבנק, מאשר להניח לו לשכב על המדפים במחסן ולתפוס מקום אחסון. התמורה ממכירת המלאי הישן תקל על תזרים המזומנים. אם יש מלאי ישן בעסק, רצוי לתכנן מהלך אסטרטגי כדי למכור אותו, בלי לפגוע במוניטין של העסק ובמכירות של יתר המוצרים.
5 - הכול מתחיל ביחסים בינינו
מיום ליום התחרות הולכת ונעשית קשה יותר. המחירים יורדים, והשוק מתמלא בסחורות ובשירותים מכל הבא ליד. האפשרות להזמין כמעט כל מוצר או שירות דרך האינטרנט הופכת את התחרות לקשה אף יותר.
לכן, הנאמנות והיחסים האישיים ביניכם לבין הסובבים אתכם ואת העסק הם גורמים הכרחיים להצלחת העסק. ביסוס יחסים קרובים עם הלקוחות, עם הספקים, ובעיקר עם העובדים, משפר מאוד את פעילות העסק.
היו קשובים לגורמים בסביבה העסקית שלכם והבינו את הצרכים האמיתיים שלהם. הציעו להם את הפתרון הטוב ביותר עבורם, ונסו ליצור Win-Win Situation. הנאמנות שלהם היא הצלחת העסק שלכם.